Cet article vous présente de manière synthétique ce qu’est Qualiopi, ses principaux critères de qualité et les documents obligatoires à présenter en cas de contrôle, dont les feuilles d’émargement. Avec Prooftik vous disposerez d’un outil qui vous permettra de présenter un suivi d’assiduité incontestable.
Qu’est-ce que Qualiopi
Depuis le 1er janvier 2022 la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les prestataires de formation, des universités aux formateurs indépendants. Il s’agit d’une marque de qualité délivrée par des organismes certificateurs qui sont eux-mêmes accrédités par le Comité Français d’Accréditation (Cofrac) sur la base d’un référentiel national. Il faut se plonger dans ce référentiel pour identifier les documents obligatoires pour obtenir la certification et pour la conserver en cas de contrôle.
Les 7 critères du référentiel national qualité (RNQ)
Le Référentiel national qualité définit sept grands critères qui sont déclinées en 32 indicateurs. Il s’agit d’autant de règles de fonctionnement, de ressources et d’obligations que les organismes de formation se doivent de respecter. Les critères de qualité portent sur les thématiques suivantes :
- Les conditions d’information du public sur les prestations proposées. Ce critère se décline en 3 indicateurs concernant les supports de communication, la mesure de la performance et l’exhaustivité des informations sur les formations.
- L’identification précise des objectifs de ces prestations. Pour ce critère du RNQ, il y a 5 indicateurs traitant de l’analyse des besoins, la définition des objectifs, les contenus, la conformité à la certification visée et les évaluations.
- L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil. Ce critère ne comporte pas moins de 8 indicateurs sur les conditions d’accueil des participants, l’adaptation des programmes, les mesures de progression et de réussite, la réduction du risque d’abandon ou d’absence, l’organisation des apprentissages, l’accompagnement socio-professionnel des apprentis (ces deux derniers ne concernent que les CFA), les droits et devoir des apprenants, la définition des conditions à la certification (si prévue dans la formation) ;
- L’adéquation des moyens mis en œuvre qui se décline en 4 indicateurs, à savoir, la qualité des locaux, la coordination des équipes pédagogiques, les ressources mises à disposition des apprenants, les personnes dédiées telles que les référents et les soutiens (pour les CFA) ;
- La qualification et développement des connaissances et compétences des formateurs avec 2 indicateurs qui sans surprise concerne le parcours et les compétences des intervenants, ainsi que l’accompagnement dont ils bénéficient pour leur évolution professionnelle ;
- L’investissement du prestataire pour rester en phase avec son secteur et suivre les évolutions de son écosystème de référence. Pour ce point du RNQ, il y a 7 indicateurs qui concernent les veilles sur le sujet de la formation professionnelle, sur les métiers, les innovations techniques et pédagogiques, l’accueil des personnes en situation de handicap, le contrôle qualité des sous-traitants, la gestion d’un réseau de partenaires socio-économiques, les moyens favorisant l’insertion professionnelle (pour les CFA) ;
- La collecte et la prise en compte des appréciations et des réclamations des parties prenantes (clients, apprenants, formateurs…). Ce dernier critère du RNQ comporte 3 indicateurs, dont le recueil et l’analyse de ces retours, les modalités de traitement des réclamations et la mise en place d’une dynamique d’amélioration continue.
Pour en savoir plus, je vous invite à aller directement à la source et de consulter le site du Ministère du Travail et de l’Emploi : https://travail-emploi.gouv.fr/qualiopi-marque-de-certification-qualite-des-prestataires-de-formation
Les 5 documents obligatoires
De ces 7 critères et 32 indicateurs, il convient de distinguer 5 documents administratifs absolument essentiels à l’obtention de la certification mais aussi à pouvoir présenter en cas de contrôle :
- La convention ou le contrat de formation ;
- Les conditions générales de vente ou CGV ;
- Le règlement intérieur de l’établissement ;
- Les feuilles d’émargement par demi-journée pour les apprenants et les formateurs ;
- Le certificat de réalisation.
Les feuilles d’émargements sont des preuves tangibles des prestations fournies par les organismes. Compte-tenu du nombre important de feuilles d’émargements générées au cours d’un exercice, il est important de disposer d’un outil permettant de les collecter, de les vérifier et de les stocker simplement. La solution Prooftik vous permet même sans planning de collecter, de traiter et de conserver des feuilles d’émargement. En cas de contrôle vous saurez ainsi présenter rapidement les documents demandés pour une période donnée.
Certification et contrôles
Compte-tenu du nombre de critères et d’indicateurs, obtenir la certification Qualiopi nécessite du temps et des ressources. La plupart des centres de formation avec qui j’ai eu la chance d’échanger se sont fait accompagner par un prestataire externe pour obtenir la certification. Il faut compter à minima entre 1 000 à 2 000 euros pour les petites structures ou les indépendants. Pour les indépendants qui se lancent, il existe des systèmes de portage avec des centres déjà certifiés qui peuvent simplifier les choses.
Une fois la certification obtenue, veillez à contrôler l’application des process définis, à contrôler et à conserver les documents obligatoires, notamment vos feuilles de présences dument signées par les participants réellement présents. Car l’Etat exerce un contrôle administratif et financier sur les fonds versés par les financeurs de la formation professionnelle. Les services régionaux de contrôle (SRC) des directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) se chargent de ces contrôles. En 2022, c’est 1 253 contrôles qui ont été engagés, pour un total de près de 30 millions d’euros de sanctions financières (voir le bilan des SRC en 2022 https://travail-emploi.gouv.fr/sites/travail-emploi/files/files-spip/pdf/bilan_src_2022-2.pdf).
De part son système anti-fraude et sa capacité à pouvoir collecter les preuves de présence même sans connexion internet et sans planning de formation, Prooftik vous permet de répondre aux critères de suivi de l’assiduité Qualiopi (critère 3). Pour le découvrir, rendez-vous sur notre page assiduité https://www.prooftik.fr/rapport-dassiduite/
