Actualisée le 01 Janvier 2025

LICENCE - CONDITIONS GÉNÉRALES


 

1. Solution. La solution PROOFTIK est mise à disposition du Client par la société BOLT-ID, SAS au capital de 19 990 euros dont le siège social est situé 6 cheminement du docteur Didier Dasque, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Toulouse sous le numéro 927 892 034.
2. Client. Le Client est l’entité signataire des Conditions Particulières. Il agit à titre professionnel et garantit disposer des prérequis techniques et matériels nécessaires à l’utilisation de PROOFTIK.
3. Objet. Les présentes CG ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles BOLT-ID met à disposition du client la solution PROOFTIK.  
4. Documents contractuels. Le contrat (« Contrat ») est formé des documents contractuels suivants présentés par ordre hiérarchique de valeur juridique décroissante : (a) les clauses contractuelles types (b) les Conditions Particulières ou « CP » (qui peuvent prendre la forme d’un bon de commande ou d’un devis) ; (c) les CG. La signature de CP vaut acceptation sans réserve des CG par le Client. Aucune autre condition ne peut, si elle n’a pas été préalablement et expressément acceptée par les Parties, prévaloir sur le Contrat. Toute condition contraire imposée par l’une des Parties sera donc écartée à défaut d’acceptation préalable et expresse de l’autre Partie et ceci, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance. Conformément à l’article 1127-3 alinéa 2 du Code civil, les Parties déclarent expressément déroger et ne pas faire application des alinéas 1° et 5° de l’article 1127-1 du Code civil et de l’article 1127-2 du même Code
5. Droits du Client. En contrepartie du paiement du prix convenu, BOLT-ID concède au Client, pendant la durée du Contrat, sur le territoire désigné aux conditions particulières, au Licencié un droit non cessible, non transférable, non exclusif, sans droit de sous-licencié de permettre à ses Utilisateurs d’accéder et d’utiliser PROOFTIK.
6. Obligations du Client. Le Client s’engage à utiliser PROOFTIK conformément au Contrat, à la documentation, à la règlementation applicable et se porte fort de leurs respects par les Utilisateurs.
7. Prix. La licence est facturée selon les CP, annuellement ou semestriellement au prix indiqué dans les CP.
8. Paiement. Le paiement est portable et doit se faire selon les modalités stipulées aux CP. Toute contestation liée à une facture doit être réalisée avant la date d’exigibilité de la facture sous peine d’irrecevabilité. Tout retard ou défaut de paiement d’une facture non-contestée donnera lieu à l’application d’intérêts de retard correspondent au taux de la Banque centrale européenne majoré de dix (10) points, par jour de retard, calculés sur l’intégralité des sommes restant dues par le Client, du jour de leur échéance au jour de leur règlement, et d’une indemnité forfaitaire de quarante (40) euros pour tous frais de recouvrement, et toute indemnisation complémentaire résultant des frais engagés par PROOFTIK pour le recouvrement.
9. Garantie. BOLT-ID garantit uniquement la conformité de la solution PROOFTIK  à sa documentation à l’exclusion de toute autre garantie expresse ou implicite de quelque nature que ce soit ; BOLT-ID ne garantit pas que PROOFTIK est exempte d’anomalies, de virus et que son fonctionnement sera ininterrompu, ni son adéquation à un usage particulier. BOLT-ID exclut toute responsabilité sur le matériel du Client ou de l’utilisateur. La garantie des vices cachés telle que définie par les articles 1641 et suivants du Code civil est expressément exclue. Le Client ne pourra en aucune façon mettre en jeu la responsabilité de BOLT-ID en cas de condamnation liée à son exploitation.
10. Durée. Le Contrat entre en vigueur à la date de signature des CP et restera en vigueur pour la durée convenue. À défaut de durée stipulée dans les CP, la durée du Contrat est de 3 ans renouvelables par tacite reconduction pour des périodes successives d’un (1) an sauf dénonciation par l’une des Parties moyennant un préavis de six (6) mois par courrier recommandé avec avis de réception.
11. Sécurité. BOLT-ID s’engage à assurer la sécurité de sa solution conformément aux mesures de sécurité décrites dans son Plan d’Assurance Sécurité (PAS). Le Client doit veiller à garantir la sécurité des utilisateurs, de ses salariés et sous-traitants, ainsi que son matériel, dont il est seul responsable. À ce titre il lui appartient de respecter toute réglementation applicable à son activité.
12. Propriété intellectuelle. Le Contrat n’entraine aucun transfert de propriété de quelque nature que ce soit au profit du Client. Tout le contenu des sites web et programmes informatiques, logiciels, produits, éléments graphiques d’interface ou des autres éléments associés aux services fournis par BOLT-ID est protégé par des droits de propriété intellectuelle appartenant exclusivement à BOLT-ID. Ce contenu ne peut être reproduit, traduit, transcrit, ou modifié sous quelque forme ni par quelque moyen que ce soit, sans l’accord écrit préalable de BOLT-ID. Le Client n’est pas autorisé à copier, modifier, distribuer, publier, transmettre ou créer des travaux dérivés de tout élément de ce contenu et il s’interdit notamment d’effectuer une ingénierie inverse de PROOFTIK en vue d’élaborer directement ou indirectement un produit ou service concurrent et/ou de copier, reproduire toute fonctionnalités, fonctions ou tout attribut graphique de PROOFTIK. Le Client s’engage à respecter les droits de propriété intellectuelle applicables et à faire respecter ces droits par les utilisateurs. le Client s’engage notamment : à ne pas modifier, altérer, adapter ou apporter quelque changement de quelque nature que ce soit à la présentation et au contenu proposé, ni au matériel promotionnel qui lui sera remis par BOLT-ID ; à ne pas modifier, supprimer ou altérer, de quelque manière et pour quelque raison que ce soit, les signes distinctifs de BOLT-ID, tels que marque, nom commercial, logos, etc. apposés sur tout support de BOLT-ID, leur présentation, les outils promotionnels; le Client s’engage à informer sans délai BOLT-ID de toute atteinte aux droits de propriété intellectuelle de ce dernier qu’il pourra éventuellement constater. BOLT-ID ne donne pas d’autre garantie que celle résultant de son fait personnel au titre de la garantie d’éviction.
13. Confidentialité. Les parties s’engagent, pendant toute la durée de la prestation à une obligation de confidentialité quant aux informations confidentielles de l’autre partie, conformément à leur niveau de sensibilité ou de classification, auxquelles il aurait pu avoir accès dans le cadre de l’exécution des présentes, à moins que lesdites informations confidentielles ne soient tombées dans le domaine public ou que leur divulgation soit rendue nécessaire en vertu d’un règlement particulier, d’une injonction administrative ou judiciaire.
14. Hébergement des données. Toutes les informations sensibles de nos clients sont stockées dans des datacenter Tier3+ situés en France. Le système d’information contient les défenses suivantes : Anti DDoS au niveau de la couche physique ; IDS, IPS au niveau de la couche physique ; Antivirus installé sur les serveurs (couche système) ; Restriction d’accès au niveau utilisateur ; Filtrage de flux au moyen de pare feu.
15. Disponibilité. BOLT-ID s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont elle dispose pour assurer une bonne qualité d’accès à PROOFTIK. PROOFTIK est accessible 24 h/24 h, 7 jours sur 7 sauf en cas de force majeure, circonstances exceptionnelles, ou d’un évènement hors du contrôle de notre société, ou en cas de danger imminent et sous réserve des éventuelles interventions nécessaires au bon fonctionnement de la solution. 
15.1. Niveau de service. L’engagement de service est le suivant : 
Accès au service de 8h à 19h ; 
Tous les jours de la semaine 
Niveau de service : 98% sur base 24h 
16.  

15.2. Engagement de niveau de service. En cas de non-respect de cet engagement sur un mois consécutif, notre société remboursera au prorata du pourcentage de l’indisponibilité constatée le montant de la licence du mois concerné relative à l’utilisation de la solution sur demande justifiée du Client dans un délai de deux (2) mois suivants la date concernée par le non-respect de l’engagement sous peine de forclusion. En tout état de cause, les pénalités ne pourront dépasser le montant de l’abonnement en cours calculé sur le mois concerné. L’engagement de service et donc la responsabilité de notre société est exclue en période de maintenance annoncée, force majeure, évènement hors du contrôle de notre société, fait d’un tiers, faute du Client ou manquement à ses obligationscontractuelles, mauvaise utilisation de la Solution par le Client, danger imminent, en cas des perturbations, coupures et/anomalies qui ne sont pas de son fait et qui affecteraient les transmissions par le réseau internet et plus généralement par le réseau de communication, quelles qu’en soient l’importance et la durée. Cet engagement de niveau de service revêt le caractère d’une clause pénale forfaitaire et libératoire. 

17. Données à caractère personnel du Client. Le Client est informé que BOLT-ID collecte des données à caractère personnel  concernant le Client (nom prénom du responsable et du contact pour la facturation, téléphone, email) ; ce traitement informatisé a pour finalité la gestion des Clients et du logiciel Prooftik ; les données du Client sont conservées pour une durée maximale de 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale et sont destinées à BOLT-ID, à ses prestataires en charge de la comptabilité, du conseil et du contrôle, aux organismes, auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances. Le Client bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et effacement de ses données à caractère personnel ainsi que la possibilité de demander la limitation du traitement des données le concernant. Ces droits peuvent être exercés auprès de BOLT-ID. Le Client est informé de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, la CNIL en France.
18. Données à caractère personnel des utilisateurs. En tant que sous-traitant, BOLT-ID traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, les Parties se conformeront aux dispositions des CCT dont les stipulations prévaudront en cas de contradiction avec toute autre stipulation du présent Contrat. Le Client est informé que BOLT-ID collecte des données à caractère personnel des utilisateurs des applications mobiles PROOFTIK (nom, prénom et mail d’étudiants et d’enseignants utilisant PROOFTIK dans le cadre et les conditions définies par la Client) ; ce traitement informatisé a pour finalité la gestion et le fonctionnement de la solution PROOFTIK ; aucune de ces données n’est ou ne sera utilisée à des fins commerciales. Les utilisateurs bénéficient d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et effacement de ses données à caractère personnel ainsi que la possibilité de demander la limitation du traitement des données le concernant. Ces droits peuvent être exercés auprès du Client. Les données des utilisateurs des applications mobiles PROOFTIK sont toutes signées avec des clés de chiffrements asymétriques dont la clé privée est stockée dans un élément sécurité de leur périphérique (téléphone ou tablette).  L’authentification se fait à partir d’un OTP (One Time Password) pour garantir l’association unique d’une personne avec son périphérique. La protection des flux de données est assurée par un certificat autosigné let’s encrypt (certbot).Le certificat est en TLS 1.3 et la notation est de A sur le SSL Lab Scoring. Les sauvegardes sont de type FULL et sont effectuées chaque jour vers un bucket object storage géo-redondé en France (multi-AZ) La rétention des données est de 14 jours calendaires. Des tests de restauration sont effectués régulièrement.
19. Assurances – chacune des parties déclare avoir souscrit, auprès d’un organisme notoirement solvable, une assurance responsabilité civile professionnelle et exploitation couvrant l’ensemble des dommages susceptibles de lui être imputés dans le cadre des présentes. Chacune des parties s’engage à maintenir cette assurance pendant toute la durée du contrat, et à fournir à l’autre partie, sur simple demande de sa part, une attestation mentionnant le nom de la compagnie, le numéro de la police d’assurance, ainsi que la nature et le montant des garanties.
20. Limitation de responsabilité. LA RESPONSABILITÉ DE BOLT-ID NE POURRA ÊTRE RECHERCHÉE QU’EN CAS DE FAUTE PROUVÉE AYANT ENTRAINÉ UN DOMMAGE DIRECT ET PRÉVISIBLE.
21. Exclusion de responsabilité. BOLT-ID N’EST PAS RESPONSABLE DES MATÉRIELS ET SOLUTIONS FOURNIS PAR LES DIFFÉRENTS FOURNISSEURS NI DE LA CONNEXION INTERNET CHOISIE PAR LE CLIENT ET/OU LES UTILISATEURS. SOUS RÉSERVE DES RÈGLES IMPÉRATIVES APPLICABLES, BOLT-ID NE POURRA EN AUCUNE CIRCONSTANCE ENCOURIR DE RESPONSABILITÉ AU TITRE DES PERTES OU DOMMAGES INDIRECTS, MATÉRIELS OU IMMATÉRIELS, CONSÉCUTIF OU NON OU IMPRÉVISIBLES DU CLIENT OU DES TIERS, CE QUI INCLUT NOTAMMENT TOUT GAIN MANQUE, PERTE, INEXACTITUDE OU CORRUPTION DE FICHIERS OU DE DONNÉES, PRÉJUDICE FINANCIER OU COMMERCIAL, PERTE DE CHIFFRE D’AFFAIRES OU DE BÉNÉFICE, PERTE DE COMMANDE OU DE CLIENTÈLE, PERTE D’UNE CHANCE, PERTE D’IMAGE, COÛT DE L’OBTENTION D’UN PRODUIT, D’UN SERVICE OU DE TECHNOLOGIE DE SUBSTITUTION, EN RELATION OU PROVENANT DE L’INEXÉCUTION OU DE L’EXÉCUTION FAUTIVE DES SERVICES AINSI QUE TOUTE ACTION DIRIGÉE CONTRE LE CLIENT PAR UN TIERS. LA RESPONSABILITÉ DE BOLT-ID EST EXCLUE DANS LES CAS SUIVANTS : PANNES OU ANOMALIES DE FONCTIONNEMENT DES LOGICIELS, SOLUTIONS ET MATÉRIELS RÉSULTANT DE MODIFICATIONS, DE CHANGEMENT DE PARAMÉTRAGES, ETC., PROPRES AU CLIENT ; CONTAMINATION DES FICHIERS DU CLIENT PAR TOUT VIRUS ; DU FAIT DU CLIENT OU D’UN TIERS ; DÉFAUT DE PAIEMENT PAR LE CLIENT ; DYSFONCTIONNEMENT CAUSÉ PAR DES MATÉRIELS OU DES SERVICES NON FOURNIS PAR BOLT-ID; INCIDENTS IMPUTABLES AU CLIENT; COUPURES GÉNÉRALISÉES D’ALIMENTATION SUR LE SITE DU CLIENT, IMPOSSIBILITÉ DE JOINDRE LE CLIENT, FORCE MAJEURE.
22. Plafond de responsabilité. En tout état de cause, si la responsabilité de BOLD-IT était engagée par le client au titre des présentes pour les dommages directs et prévisibles subis par le client, le droit à réparation du client serait limité, toute cause confondue et pour la durée totale de la prestation en cause, au prix encaissé par bolt-id au titre du contrat Le Client renonce à tout recours contre BOLD-IT au-delà d’une durée de deux (2) ans après la survenance d’un évènement dommageable.
23. Cession. BOLT-ID pourra librement, sans autre formalité que l’information du Client par lettre recommandée avec accusé de réception, céder le Contrat dans sa globalité à tout tiers de son choix, sous réserve de l’engagement de ce tiers d’assurer l’exécution des obligations incombant à BOLT-ID. Le Client ne pourra en aucun cas céder ou transférer, pas plus que les droits et obligations qui y figurent, à quelque personne et sous quelque forme que ce soit, le présent Contrat sans l’accord exprès, préalable et écrit de BOLT-ID. En tout état de cause, le Client s’interdit toute fusion, cession de titre ou de son fonds de commerce à un concurrent direct ou indirect de BOLT-ID, ainsi que toute prise de participation au sein de son capital d’un concurrent direct ou indirect de BOLT-ID.
24. Convention de preuve. Les documents sous forme électronique, échangés entre les Parties, feront preuve sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont ils émanent. Les enregistrements informatisés, conservés dans les systèmes informatiques de BOLT-ID, seront considérés comme les preuves de l’accès et de l’utilisation de PROOFTIK sauf preuve contraire rapportée par le Client.
25. Références. BOLD-IT est autorisé à utiliser et reproduire le nom, le logo et la marque du Client sur tout support promotionnel au titre de référence commerciale. A ce titre, le Client lui concède une licence mondiale, non exclusive et non transmissible sans redevance et révocable à tout moment, pour la durée de protection de ses droits de propriété intellectuels sur ses logos et marques sur tous supports.
26. Loi applicable. Le présent contrat est soumis au droit français, à l’exclusion de toute autre législation.
27. Médiation. Les différends qui viendraient à se produire à propos de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou de l’inexécution, de l’interruption ou de la résiliation du présent contrat, seront soumis au choix des parties : À la médiation conformément au règlement de médiation du CMAP auquel les parties déclarent adhérer ou au médiateur des entreprises ou À tout autre centre de médiation ou médiateur agréé par les deux parties. Les éventuels honoraires du médiateur seront partagés à parts égales entre les Parties. 
28. Tribunal compétent. Les Parties conviennent de porter toute réclamation découlant de l’interprétation, l’application, l’accomplissement, l’entrée en vigueur, la validité et les effets du présent contrat devant le tribunal de Commerce de TOULOUSE, nonobstant pluralité de défendeur ou appel en garantie.

 

Clauses contractuelles types (CCT)

SECTION I

Clause 1 Objet et champ d’application

a) Les présentes clauses contractuelles types (ci-après les «clauses») ont pour objet de garantir la conformité avec l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
b) Les responsables du traitement et les sous-traitants énumérés à l’annexe I ont accepté ces clauses afin de garantir le respect des dispositions de l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 et/ou des dispositions de l’article 29, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2018/1725.
c) Les présentes clauses s’appliquent au traitement des données à caractère personnel tel que décrit à l’annexe II.
d) Les annexes I à IV font partie intégrante des clauses.
e) Les présentes clauses sont sans préjudice des obligations auxquelles le responsable du traitement est soumis en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
f) Les clauses ne suffisent pas à elles seules pour assurer le respect des obligations relatives aux transferts internationaux conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

Clause 2 Invariabilité des clauses

a) Les parties s’engagent à ne pas modifier les clauses, sauf en ce qui concerne l’ajout d’informations aux annexes ou la mise à jour des informations qui y figurent.
b) Les parties ne sont pour autant pas empêchées d’inclure les clauses contractuelles types définies dans les présentes clauses dans un contrat plus large ni d’ajouter d’autres clauses ou des garanties supplémentaires, à condition que celles-ci ne contredisent pas, directement ou indirectement, les clauses ou qu’elles ne portent pas atteinte aux libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 3 Interprétation

a) Lorsque des termes définis respectivement dans le règlement (UE) 2016/679 ou dans le règlement (UE) 2018/1725 figurent dans les clauses, ils s’entendent comme dans le règlement en question.
b) Les présentes clauses doivent être lues et interprétées à la lumière des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et du règlement (UE) 2018/1725 respectivement.
c) Les présentes clauses ne doivent pas être interprétées d’une manière contraire aux droits et obligations prévus par le règlement (UE) 2016/679 / le règlement (UE) 2018/1725 ou d’une manière qui porte atteinte aux libertés ou droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 4 Hiérarchie

En cas de contradiction entre les présentes clauses et les dispositions des accords connexes qui existent entre les parties au moment où les présentes clauses sont convenues ou qui sont conclus ultérieurement, les présentes clauses prévaudront.

Clause 5 Clause d’amarrage

a) Toute entité qui n’est pas partie aux présentes clauses peut, avec l’accord de toutes les parties, y adhérer à tout moment, en qualité soit de responsable du traitement soit de sous-traitant, en complétant les annexes et en signant l’annexe I.
b) Une fois que les annexes mentionnées au point a) sont complétées et signées, l’entité adhérente est considérée comme une partie aux présentes clauses et jouit des droits et est soumise aux obligations d’un responsable du traitement ou d’un sous-traitant, conformément à sa désignation à l’annexe I.
c) Les présentes clauses ne créent pour la partie adhérente aucun droit ni aucune obligation pour la période précédant l’adhésion.

SECTION II OBLIGATIONS DES PARTIES

Clause 6 Description du ou des traitements

Les détails des opérations de traitement, et notamment les catégories de données à caractère personnel et les finalités du traitement pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement, sont précisés à l’annexe II.

Clause 7 Obligations des parties

7.1.   Instructions

a) Le sous-traitant ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, à moins qu’il ne soit tenu d’y procéder en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel il est soumis. Dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si la loi le lui interdit pour des motifs importants d’intérêt public. Des instructions peuvent également être données ultérieurement par le responsable du traitement pendant toute la durée du traitement des données à caractère personnel. Ces instructions doivent toujours être documentées.
b) Le sous-traitant informe immédiatement le responsable du traitement si, selon lui, une instruction donnée par le responsable du traitement constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 / du règlement (UE) 2018/1725 ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.

7.2.   Limitation de la finalité

Le sous-traitant traite les données à caractère personnel uniquement pour la ou les finalités spécifiques du traitement, telles que définies à l’annexe II, sauf instruction complémentaire du responsable du traitement.

7.3.   Durée du traitement des données à caractère personnel

Le traitement par le sous-traitant n’a lieu que pendant la durée précisée à l’annexe II.

7.4.   Sécurité du traitement

a) Le sous-traitant met au moins en œuvre les mesures techniques et organisationnelles précisées à l’annexe III pour assurer la sécurité des données à caractère personnel. Figure parmi ces mesures la protection des données contre toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l’accès non autorisé à de telles données (violation de données à caractère personnel). Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, les parties tiennent dûment compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes concernées.
b) Le sous-traitant n’accorde aux membres de son personnel l’accès aux données à caractère personnel faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat. Le sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

7.5.   Données sensibles

Si le traitement porte sur des données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques ou des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique, ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions («données sensibles»), le sous-traitant applique des limitations spécifiques et/ou des garanties supplémentaires.

7.6.   Documentation et conformité

a) Les parties doivent pouvoir démontrer la conformité avec les présentes clauses.
b) Le sous-traitant traite de manière rapide et adéquate les demandes du responsable du traitement concernant le traitement des données conformément aux présentes clauses.
c) Le sous-traitant met à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes clauses et découlant directement du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725. À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant permet également la réalisation d’audits des activités de traitement couvertes par les présentes clauses et y contribue, à intervalles raisonnables ou en présence d’indices de non-conformité. Lorsqu’il décide d’un examen ou d’un audit, le responsable du traitement peut tenir compte des certifications pertinentes en possession du sous-traitant.
d) Le responsable du traitement peut décider de procéder lui-même à l’audit ou de mandater un auditeur indépendant. Les audits peuvent également comprendre des inspections dans les locaux ou les installations physiques du sous-traitant et sont, le cas échéant, effectués moyennant un préavis raisonnable.
e) Les parties mettent à la disposition de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes, dès que celles-ci en font la demande, les informations énoncées dans la présente clause, y compris les résultats de tout audit.

7.7.   Recours à des sous-traitants ultérieurs

a) le sous-traitant dispose de l’autorisation générale du responsable du traitement pour ce qui est du recrutement de sous-traitants ultérieurs sur la base d’une liste convenue. Le sous-traitant informe spécifiquement par écrit le responsable du traitement de tout projet de modification de cette liste par l’ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs au moins sept (7) jours calendaires à l’avance, donnant ainsi au responsable du traitement suffisamment de temps pour pouvoir s’opposer à ces changements avant le recrutement du ou des sous-traitants ultérieurs concernés. Le sous-traitant fournit au responsable du traitement les informations nécessaires pour lui permettre d’exercer son droit d’opposition.
b) Lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement), il le fait au moyen d’un contrat qui impose au sous-traitant ultérieur, en substance, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles imposées au sous-traitant en vertu des présentes clauses. Le sous-traitant veille à ce que le sous-traitant ultérieur respecte les obligations auxquelles il est lui-même soumis en vertu des présentes clauses et du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
c) À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant lui fournit une copie de ce contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de toute modification qui y est apportée ultérieurement. Dans la mesure nécessaire à la protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les données à caractère personnel, le sous-traitant peut expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.
d) Le sous-traitant demeure pleinement responsable, à l’égard du responsable du traitement, de l’exécution des obligations du sous-traitant ultérieur conformément au contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur. Le sous-traitant informe le responsable du traitement de tout manquement du sous-traitant ultérieur à ses obligations contractuelles.
e) Le sous-traitant convient avec le sous-traitant ultérieur d’une clause du tiers bénéficiaire selon laquelle — dans le cas où le sous-traitant a matériellement disparu, a cessé d’exister en droit ou est devenu insolvable — le responsable du traitement a le droit de résilier le contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de donner instruction au sous-traitant ultérieur d’effacer ou de renvoyer les données à caractère personnel.

7.8.   Transferts internationaux

a) Tout transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale par le sous-traitant n’est effectué que sur la base d’instructions documentées du responsable du traitement ou afin de satisfaire à une exigence spécifique du droit de l’Union ou du droit de l’État membre à laquelle le sous-traitant est soumis et s’effectue conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 ou du règlement (UE) 2018/1725.
b) Le responsable du traitement convient que lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur conformément à la clause 7.7 pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement) et que ces activités de traitement impliquent un transfert de données à caractère personnel au sens du chapitre V du règlement (UE) 2016/679, le sous-traitant et le sous-traitant ultérieur peuvent garantir le respect du chapitre V du règlement (UE) 2016/679 en utilisant les clauses contractuelles types adoptées par la Commission sur la base de l’article 46, paragraphe 2, du règlement (UE) 2016/679, pour autant que les conditions d’utilisation de ces clauses contractuelles types soient remplies.

 

Clause 8 Assistance au responsable du traitement

a) Le sous-traitant informe sans délai le responsable du traitement de toute demande qu’il a reçue de la part de la personne concernée. Il ne donne pas lui-même suite à cette demande, à moins que le responsable du traitement des données ne l’y ait autorisé.
b) Le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement pour ce qui est de remplir l’obligation qui lui incombe de répondre aux demandes des personnes concernées d’exercer leurs droits, en tenant compte de la nature du traitement. Dans l’exécution de ses obligations conformément aux points a) et b), le sous-traitant se conforme aux instructions du responsable du traitement.
c) Outre l’obligation incombant au sous-traitant d’assister le responsable du traitement en vertu de la clause 8, point b), le sous-traitant aide en outre le responsable du traitement à garantir le respect des obligations suivantes, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant:
1) l’obligation de procéder à une évaluation de l’incidence des opérations de traitement envisagées sur la protection des données à caractère personnel («analyse d’impact relative à la protection des données») lorsqu’un type de traitement est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques;
2) l’obligation de consulter l’autorité de contrôle compétente/les autorités de contrôle compétentes préalablement au traitement lorsqu’une analyse d’impact relative à la protection des données indique que le traitement présenterait un risque élevé si le responsable du traitement ne prenait pas de mesures pour atténuer le risque;
3) l’obligation de veiller à ce que les données à caractère personnel soient exactes et à jour, en informant sans délai le responsable du traitement si le sous-traitant apprend que les données à caractère personnel qu’il traite sont inexactes ou sont devenues obsolètes;
4) les obligations prévues à l’article 32 du règlement (UE) 2016/679.
d) Les parties définissent à l’annexe III les mesures techniques et organisationnelles appropriées par lesquelles le sous-traitant est tenu de prêter assistance au responsable du traitement dans l’application de la présente clause, ainsi que la portée et l’étendue de l’assistance requise.

Clause 9 Notification de violations de données à caractère personnel

En cas de violation de données à caractère personnel, le sous-traitant coopère avec le responsable du traitement et lui prête assistance aux fins de la mise en conformité avec les obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679 ou des articles 34 et 35 du règlement (UE) 2018/1725, selon celui qui est applicable, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant.

9.1.   Violation de données en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement

En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement, le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement:

a) aux fins de la notification de la violation de données à caractère personnel à l’autorité de contrôle compétente/aux autorités de contrôle compétentes, dans les meilleurs délais après que le responsable du traitement en a eu connaissance, le cas échéant (sauf si la violation de données à caractère personnel est peu susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques);
b) aux fins de l’obtention des informations suivantes qui, conformément à l’article 33, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679 doivent figurer dans la notification du responsable du traitement, et inclure, au moins:
1) la nature des données à caractère personnel, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés;
2) les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel;
3) les mesures prises ou les mesures que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Lorsque, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu’elles deviennent disponibles, des informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais;

c) aux fins de la satisfaction, conformément à l’article 34 du règlement (UE) 2016/679, de l’obligation de communiquer dans les meilleurs délais la violation de données à caractère personnel à la personne concernée, lorsque la violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.

9.2.   Violation de données en rapport avec des données traitées par le sous-traitant

En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le sous-traitant, celui-ci en informe le responsable du traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Cette notification contient au moins:

a) Une description de la nature de la violation constatée (y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et d’enregistrements de données à caractère personnel concernés);
b) Les coordonnées d’un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues au sujet de la violation de données à caractère personnel;
c) Ses conséquences probables et les mesures prises ou les mesures qu’il est proposé de prendre pour remédier à la violation, y compris pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Lorsque, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu’elles deviennent disponibles, des informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais.

Les parties définissent à l’annexe III tous les autres éléments que le sous-traitant doit communiquer lorsqu’il prête assistance au responsable du traitement aux fins de la satisfaction des obligations incombant à ce dernier en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679.

SECTION III DISPOSITIONS FINALES

Clause 10 Non-respect des clauses et résiliation

a) Sans préjudice des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725, en cas de manquement du sous-traitant aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses, le responsable du traitement peut donner instruction au sous-traitant de suspendre le traitement des données à caractère personnel jusqu’à ce que ce dernier se soit conformé aux présentes clauses ou jusqu’à ce que le contrat soit résilié. Le sous-traitant informe rapidement le responsable du traitement s’il n’est pas en mesure de se conformer aux présentes clauses, pour quelque raison que ce soit.
b) Le responsable du traitement est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel conformément aux présentes clauses si:
1) le traitement de données à caractère personnel par le sous-traitant a été suspendu par le responsable du traitement conformément au point a) et le respect des présentes clauses n’est pas rétabli dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la suspension;
2) le sous-traitant est en violation grave ou persistante des présentes clauses ou des obligations qui lui incombent en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725;
3) le sous-traitant ne se conforme pas à une décision contraignante d’une juridiction compétente ou de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes concernant les obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses ou du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
c) Le sous-traitant est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel en vertu des présentes clauses lorsque, après avoir informé le responsable du traitement que ses instructions enfreignent les exigences juridiques applicables conformément à la clause 7.1, point b), le responsable du traitement insiste pour que ses instructions soient suivies.
d) À la suite de la résiliation du contrat, le sous-traitant supprime, selon le choix du responsable du traitement, toutes les données à caractère personnel traitées pour le compte du responsable du traitement et certifie auprès de celui-ci qu’il a procédé à cette suppression, ou renvoie toutes les données à caractère personnel au responsable du traitement et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit national n’impose de les conserver plus longtemps. Le sous-traitant continue de veiller à la conformité aux présentes clauses jusqu’à la suppression ou à la restitution des données.

ANNEXE I Liste des parties

Les clauses entrent en vigueur à compter de l’entrée en vigueur du contrat auquel il est attaché et reste en vigueur durant toute la durée de la relation contractuelle unissant le client (le « responsable de traitement ») et BOLT ID (le « sous-traitant »).

BOLT ID

RCS de Toulouse : 927 892 034
Adresse postale : 6 Cheminement du Docteur Didier Dasque 31400 Toulouse
Téléphone : + 33 6 87 55 10 56 du lundi au vendredi de 9h à 17h

ANNEXE II Description du traitement

Catégories de personnes concernées dont les données à caractère personnel sont traitées : Clients du responsable de traitements, utilisateurs de la solution (élèves, intervenants, tuteurs, etc.)

Catégories de données à caractère personnel traitées : les données des clients traitées dans le cadre de la solution sont :

Les données d’identification des utilisateurs : nom, prénom, adresse mail, promotion, société
Les données liées à la séance : date de la séance, présence
Les statistiques : nombre de formations, taux d’assiduité,

Nature du traitement : Collecte, extraction, stockage des données des personnes concernées

Finalité(s) pour laquelle (lesquelles) les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement : gestion des participants, feuilles de présences, contrôle et gestion de l’assiduité

Durée du traitement : durée de la relation contractuelle

Pour le traitement par les sous-traitants (ultérieurs), préciser également l’objet, la nature et la durée du traitement :

Prestataire(s) d’hébergement

Objet & nature : hébergement des données

Durée : durée de la relation contractuelle

ANNEXE III Mesures techniques et organisationnelles, y compris mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité des données

Les mesures techniques et organisationnelles font l’objet d’une description dans le Plan d’Assurance Sécurité.

ANNEXE IV Liste de sous-traitants ultérieurs

Nom

Adresse

Nom, fonction et coordonnées de la personne de contact

Description du traitement

Mesures de sécurité

SARL GETCAAS

12 rue Albert Einstein – 48000 Mende

Hébergement des données

Prooftik, une solution de BOLT ID, SAS au capital de 19 990 €

6 cheminement du Docteur Didier Dasque – 31400 Toulouse

SIRET 927 892 034 00012 – contact@bolt-id.com – www.prooftik.com