Le but de cet article n’est pas d’établir un comparatif exhaustif de tous les logiciels d’émargements numériques qui permettent aux étudiants de signer en ligne pour prouver leur présence pendant leur formation. L’objectif est d’abord d’expliquer à quoi servent ces solutions d’émargement, et de présenter un état des lieux général de l’offre. Puis nous mettrons en avant les 3 logiciels spécialisés dans l’émargement qui se distinguent sur le marché français des solutions d’assiduité pour l’enseignement supérieur en 2024 : Prooftik, Edusign et Bsoft.
Sommaire
- A quoi servent les solutions d’émargement numérique ?
- Quelles sont les principales solutions d’émargement numérique ?
- Quels sont les 3 meilleurs logiciels d’émargements en 2024 ?
- Prooftik
- Edusign
- Bienvenue Formation de Bsoft.fr
- Conclusion : quel logiciel d’émargement choisir ?
1. A quoi servent les solutions d’émargement numérique ?
Depuis la mise en place de Qualiopi en janvier 2022, tous les organismes de formation qui proposent des programmes en alternance ou des formations pouvant être prises en charge par les OPCO doivent respecter un cahier des charges précis. Cela concerne aussi bien les organismes de formation et CFA privés (dont les écoles de écoles de commerce) que les organismes de formation publics (universités, écoles d’ingénieurs, lycées professionnels…). Parmi les obligations instaurées par Qualiopi, il y a celle de faire signer aux participants une feuille d’émargement. Cette feuille constitue une preuve de présence de l’étudiant à la formation qui sert de base à la mesure de son assiduité (voir notre article sur les critères Qualiopi).
La gestion de ces feuilles de présence se révèle souvent être un véritable casse-tête avec à la clé une perte de temps pour les intervenants et le personnel administratif. Cela implique l’édition et la mise à jour des listes d’appel, la distribution et collecte des feuilles. Et puis il faut saisir, archiver et transmettre aux OPCO ces documents. Sans parler du temps perdu durant les séances à contrôler que tous les étudiants ou les stagiaires présents (et seulement eux) aient bien émargé. En moyenne les services administratifs perdent chaque semaine entre 3 et 4 heures par formation dans la gestion des émargements. A cela s’ajoute les coûts financiers d’impression de ces feuilles d’appel et l’impact écologique lié à l’impression des feuilles d’émargement.
Les meilleurs logiciels d’émargement numérique permettent en premier lieu de dématérialiser les feuilles d’émargement. En pratique, au lieu de faire circuler une feuille parmi les participants afin de les faire signer, l’émargement se fait soit via les smartphones, soit via les ordinateurs des étudiants pendant la séance. Il existe différentes méthodes et techniques d’émargement numérique : applications mobiles ou liens vers plateforme dédiée, appel initié par l’intervenant ou le responsable administratif de la formation… Quel que soit la méthode, l’objectif est de supprimer toutes les contraintes liées à la gestion des feuilles d’émargement en papier : suppression des coûts d’impression et fin des feuilles d’émargements égarées. C’est l’avantage classique du passage d’un support papier à un support numérique.
L’autre avantage des logiciels d’émargement à distance c’est l’automatisation des process d’émargements. Ainsi les preuves de présences collectées durant les procédures d’appel numériques sont transmises et stockées dans la base de données du logiciel d’émargement. Dès lors, il est possible d’automatiser des tâches essentielles telles que le contrôle, la validation et l’édition des rapports d’émargement. Avec un logiciel d’émargement, les organismes de formation peuvent transmettre plus rapidement aux OPCO et aux entreprises les feuilles de présence et être ainsi payés plus rapidement. C’est l’ensemble de ces fonctionnalités d’automatisation du traitement des données d’émargement qui offre aux organismes de formation l’opportunité d’économiser des dizaines d’heures de travail administratif sans valeur ajoutée. Le personnel administratif peut ainsi se concentrer sur les missions qui contribuent directement à la qualité des conditions d’apprentissage et d’enseignement.
Les logiciels d’émargement numérique sont des outils essentiels pour suivre l’assiduité des étudiants, qui est un sujet central y compris pour les organismes de formation de l’enseignement supérieur (voir notre article sur le sujet). L’émargement à distance permet en effet un suivi en temps réel de l’assiduité pour chaque étudiant, par date, par session. Cela permet aux organismes de formation d’identifier plus rapidement les situations de décrochage afin d’intervenir à temps.
Enfin, l’émargement numérique est absolument nécessaire pour toutes les formations à distance et sessions en ligne. C’est d’ailleurs dans le sillage du développement rapide de l’enseignement en ligne depuis 2020 que le marché des solutions d’émargement numérique a véritablement pris son envol. Car en plus des formations 100% en ligne, tous les cursus dans l’enseignement supérieur et la majorité des formations continues proposent des séances en distanciel par visioconférence. Et dans ce cas, l’émargement à distance est la seule option possible.
Pour tester gratuitement un logiciel d’émargement
2. Quelles sont les principales solutions d’émargement numérique ?
Il existe aujourd’hui une demi-douzaine de logiciels qui permettent aux organismes de formation de dématérialiser leurs feuilles de présence pour en optimiser la gestion et mieux maitriser l’assiduité de leurs apprenants. Certaines de ces solutions d’émargement et d’assiduité sont des modules ou des extensions d’ERP pour centres de formation, notamment Digiforma et Ypareo. Mais pour les CFA, écoles ou universités qui n’utilisent pas ces ERP, ils peuvent se tourner vers les spécialistes de l’émargement digital et de l’assiduité. D’une certaine manière ces dernières peuvent être considérées comme des pure players de l’émargement numérique.
Parmi ces spécialistes de l’émargement numérique, il y a Prooftik. Notre expérience dans l’enseignement à l’université nous a confronté aux difficultés pratiques de la gestion des émargements au format papier des étudiants : perte de temps durant l’appel avec un contrôle presque systématique des signatures (il n’est pas rare que la feuille de présence revienne avec plus de signatures d’étudiants qu’il n’y en a dans l’amphi) jusqu’à leur transmission et validation au service administratif de l’université. Nous connaissons aussi les limites des solutions d’émargement numériques, notamment la difficile gestion des plannings et les faiblesses des dispositifs antifraude qui permettent aux étudiants d’émarger sans être en classe. C’est sur la base de notre expertise du monde de l’enseignement supérieur et de la formation continue que nous avons développé Prooftik.
Afin de comparer ce qui est comparable, cet article se concentre uniquement sur les solutions d’émargement numérique des pure players, Prooftik étant l’un d’eux. Nous ne prenons donc pas en compte les solutions d’assiduité des stagiaires des ERP destinés aux centres de formation telles que Digiforma, Ypareo et Hop3Team. Elles pourront donner lieu à un article ultérieur.
Et comme nos clients nous posent souvent la question de ce qui nous distingue des autres logiciels, nous allons comparer les principales fonctionnalités et la technologie de Prooftik à celles des deux autres principales solutions d’émargement numérique que sont Edusign et Bienvenue Formation de Bsoft. Ce ne sont évidemment pas les seules solutions spécialisées dans l’émargement sur le marché. Nous pouvons notamment citer SoWeSign, devenu SoWeSoft (qui fut le pionnier de l’émargement numérique et qui s’est diversifié depuis), ou ISI de Kacyonet, mais nous allons nous concentrer sur les deux solutions les plus fréquemment évoqués par nos clients dans le secteur de l’enseignement supérieur en 2024. Et ce choix n’est absolument pas un jugement de valeur.
Les logiciels d’émargement en ligne se distinguent principalement par leurs méthodes pour faire l’appel, leurs fonctionnalités connexes plus ou moins étendues, leurs dispositifs antifraude permettant de garantir l’authenticité des données d’assiduité, leur ergonomie, leur mode de fonctionnement avec ou sans planning, et leurs tarifs. Pour les solution spécialisées en émargement digital, la base tarifaire est généralement un volume de signature mensuel ou annuel, avec différentes formules dégressives.
Afin de simplifier la lisibilité de son offre, Prooftik a fait le choix d’une tarification basée sur l’effectif étudiant pour les formations initiales et le nombre de participants pour les formations continues. D’après nos informations, Prooftik serait la solution la plus compétitive du marché actuellement. S’il n’existe pas de logiciel d’émargement en ligne gratuit en France, certains éditeurs proposent de tester gratuitement leur solution, c’est le cas notamment de Prooftik, d’Edusign et de Bienvenue Formation. C’est donc ce top 3 des logiciels d’émargement qui est présenté ci-dessous.
3. Quels sont les 3 meilleurs logiciels d’émargements en 2024
Nous allons maintenant vous présenter ce qui constitue d’après nous le top 3 des meilleurs logiciels d’émargement en ligne pour l’enseignement supérieur et les CFA en 2024, les éditeurs de ces solutions et leurs principales fonctionnalités : Prooftik, Edusign et Bienvenue Formation.
- Prooftik
Pourquoi choisir Prooftik ? Faire le choix de Prooftik c’est opter pour une solution d’émargement 100% numérique hébergée en France, antifraude et qui fonctionne avec ou sans les plannings des formations. Prooftik est un concentré de plus de 10 ans d’expérience dans l’enseignement supérieur et d’une expertise de premier plan en cybersécurité et technologies de gestion des identités et des accès numériques (IAM).
La solution d’émargement est composée de deux applications mobiles, l’une à destination des intervenants pour faire l’appel, l’autre destinée aux participants ou étudiants pour déclarer leurs présences, et d’une plateforme de gestion en mode Saas hébergée en France. La plateforme permet de configurer les listes des formations, les accès des utilisateurs et de contrôler l’assiduité via un suivi en temps réel des absences et la mise en place d’alertes pour identifier les situations de décrochages.
Prooftik se distingue par ses modes d’appels antifraude pour assurer la fiabilité des données d’assiduité (avec Prooftik, pas de QR codes de séances que les étudiants s’échangent par photo ou visio), par sa technologie permettant d’émarger même sans connexion internet (et sans hardware de type borne NFC plus onéreux et difficile à déployer et à maintenir), la simplicité et la convivialité de son ergonomie très intuitive, son interconnectivité simplifiée (qui lui permet de s’intégrer notamment à toutes les applications de planning actuelles) et la possibilité de déployer une solution d’émargement sans saisir ou connecter les plannings des formations. La facilité d’un déploiement sans planning, c’est ce qui permet aussi de mettre rapidement en place un essai gratuit de le solution d’émargement en ligne Prooftik.
En permettant d’automatiser les processus d’émargement et l’envoi des rapports d’émargements aux OPCO et aux entreprises, Prooftik optimise comme jamais le temps et simplifie la vie des personnels administratifs des organismes de formation. Côté tarif, Prooftik vise aussi à la simplicité et l’accessibilité, avec des licences basées sur le nombre d’étudiants (ou stagiaires ou participants) qui sont, d’après nos études, les plus compétitives du marché actuellement.
Pour tester gratuitement le meilleur logiciel d’émargement
- Edusign
En moins de 5 ans Edusign s’est certainement imposé comme l’un des plus important éditeur de logiciels edtech pour les centres de formation et les écoles de commerce grâce à sa solution d’émargement et d’assiduité.
Côté fonctionnalités, on retrouve tout ce qu’on est en droit d’attendre d’un logiciel d’émargement en ligne pour pouvoir faire l’appel des séances de formation en présentiel et en distanciel. La solution Edusign permet aux enseignants de générer des QR codes spécifiques à chaque session que les étudiants viennent scanner avec leur application mobile. Il est également possible pour les intervenants d’envoyer des mails depuis leur application web aux participants afin qu’ils signent en ligne. Le logiciel Edusign permet donc aux intervenants et aux participants d’utiliser au choix l’interface web en mode Saas ou l’interface mobile.
Mettant en avant son ergonomie intuitive et ses interconnexions, Edusign automatise un certain nombre de tâches administratives liées à la gestion des émargements. Edusign propose aussi une fonctionnalité qui permet d’intégrer les questionnaires de satisfaction pour les stagiaires. Enfin, Edusign propose un essai gratuit de son logiciel d’émargement pour une durée limitée.
- Bienvenue Formation de Bsoft.fr
Bsoft a commencé son aventure en 2012 avec un logiciel d’émargement en ligne, puis un logiciel pour les professionnels de l’évènementiel (Bienvenue Events) et enfin une solution d’émargement à destination des centres de formation professionnelle, Bienvenue Formation. Depuis 2019, Bsoft est une filiale du groupe Visiativ.
Bienvenue Formation est principalement destinée aux organismes de formation professionnelle qui souhaitent remplir les exigences de la certification Qualiopi mais propose également une formule d’abonnement sur-mesure pour les grands comptes et les établissements de l’enseignement supérieur. Bienvenue Formation est également disponible sous la forme d’un abonnement spécifique à destination des formateurs indépendants. Le logiciel d’émargement de Bsoft permet donc de répondre aux besoins de dématérialisation des feuilles de présence des centres de formation quel que soit leur taille.
Ce logiciel d’émargement permet le suivi de l’assiduité en temps réel avec horodatage pour les formations en présentiel et les formations à distance. Les déclarations de présence peuvent se faire sur un smartphone, une tablette ou un ordinateur. La solution Bienvenue Formation génère automatiquement des feuilles d’émargement par journée de formation. Ce logiciel permet également d’alerter les formateurs et responsables de formations dès lors qu’un participant est en absence injustifiée. Ce dernier peut alors se justifier via son application et apporter les justificatifs nécessaires.
4. Conclusion : quel logiciel d’émargement choisir ?
Si vous êtes un CFA, y compris un CFA hors les murs, un établissement d’enseignement supérieur ou un lycée professionnel, Prooftik répondra pleinement à vos besoins. Prooftik s’intègrera facilement dans votre environnement de solutions métiers pour permettre à vos équipes de ne plus perdre de temps dans les gestion de vos émargement et de se concentrer sur des missions à réelle valeur ajoutée. Pour vous en convaincre, il vous suffira d’essayer gratuitement Prooftik.
